Datenschutzerklärung

1Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dieser Website, dem Webshop, den NFC-Karten, digitalen Profilen und weiteren Dienstleistungen ist:

2Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit den Angeboten der DataDrop GmbH in der Schweiz. Dazu gehören insbesondere die Website, der Webshop, physische NFC-Karten, digitale Profile, Benutzerkonten, Abonnemente, Support, Kommunikation und Marketingaktivitäten.

Das Angebot richtet sich vorerst ausschliesslich an Kundinnen und Kunden in der Schweiz. Eine gezielte Ausrichtung auf Personen in der EU oder im EWR ist derzeit nicht vorgesehen. Sollte DataDrop später gezielt Waren oder Dienstleistungen in der EU oder im EWR anbieten, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

3Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten sorgfältig, zweckgebunden, verhältnismässig und nur soweit dies für unsere Leistungen, den Betrieb unserer Systeme, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist.

Wir achten darauf, Personendaten angemessen zu schützen und nur jenen Personen oder Dienstleistern zugänglich zu machen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

4Welche Personendaten wir bearbeiten

Je nach Nutzung unserer Angebote können wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten bearbeiten:

• Stammdaten: Vorname, Nachname, Firma, Funktion, Benutzername
• Kontaktdaten: Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Lieferadresse
• Kontodaten: Login-Daten, Passwort-Hash, Benutzerkonto-Einstellungen
• Bestell- und Vertragsdaten: Produkte, Preise, Bestellstatus, Rechnungen, Abonnemente
• Zahlungsdaten: Zahlungsart, Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen; vollständige Zahlungsinformationen werden in der Regel direkt durch den Zahlungsdienstleister verarbeitet
• Personalisierungsdaten: Angaben für NFC-Karten, digitale Profile, Designs, Templates und Darstellungen
• Benutzerinhalte: Profilbilder, Logos, Beschreibungen, Links, Social-Media-Profile und sonstige freiwillig eingegebene Inhalte
• NFC- und QR-Daten: technische Karten-ID, Aktivierungsstatus, Zuordnung zu Profilen, Verknüpfungs- und Weiterleitungsdaten
• Kommunikationsdaten: Kontaktformular, E-Mails, Supportanfragen, Rückmeldungen
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Gerät, Betriebssystem, Zeitstempel, Logdaten
• Nutzungsdaten: Aufrufe, Interaktionen, Profil- und Website-Nutzung, soweit solche Funktionen eingesetzt werden
• Marketingdaten: Newsletter-Anmeldung, Einwilligungen, Abmeldungen und Interaktionen mit Marketingkommunikation

5Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der Website und des Webshops
• Abwicklung von Bestellungen, Verträgen, Zahlungen, Lieferungen und Rechnungen
• Herstellung, Personalisierung und Versand von NFC-Karten
• Bereitstellung, Hosting und Verwaltung digitaler Profile und digitaler Visitenkarten
• Aktivierung, Zuordnung, Verwaltung, Deaktivierung und Ersatz von NFC-Karten
• Führung von Benutzerkonten und Abonnementen
• Kommunikation mit Kundinnen, Kunden und Interessenten
• Bearbeitung von Supportanfragen, Reklamationen und Ersatzkartenfällen
• Sicherstellung von IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und Systemstabilität
• Verbesserung unserer Produkte, Website, Profile und Benutzererfahrung
• Marketing, Newsletter und Kundeninformation, sofern zulässig oder eingewilligt
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

6Website, Hosting und Logdaten

Beim Besuch unserer Website werden aus technischen Gründen Daten verarbeitet, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Fehleranalyse erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Browser, Betriebssystem und technische Zugriffsdaten.

Unsere Website und digitalen Dienste können bei externen Hosting- oder Cloud-Dienstleistern betrieben werden. Diese Dienstleister bearbeiten Personendaten nur soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit der Dienste erforderlich ist.

7Webshop, Bestellungen und Zahlungen

Bei Bestellungen im Webshop bearbeiten wir die für Vertragsabschluss, Lieferung, Zahlung, Rechnungsstellung und Kundenbetreuung erforderlichen Daten. Dazu gehören insbesondere Name, Adresse, E-Mail-Adresse, bestellte Produkte, Personalisierungsangaben, Zahlungsstatus und Versanddaten.

Zahlungen können über externe Zahlungsdienstleister abgewickelt werden. Je nach gewählter Zahlungsart werden Zahlungsdaten direkt vom jeweiligen Anbieter verarbeitet. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des Zahlungsdienstleisters.

8Benutzerkonto, digitale Profile und Benutzerinhalte

Wenn ein Benutzerkonto erstellt oder ein digitales Profil genutzt wird, bearbeiten wir die dafür notwendigen Daten. Nutzerinnen und Nutzer können je nach Funktionsumfang insbesondere Profilangaben, Kontaktdaten, Links, Bilder, Logos, Beschreibungen und weitere freiwillige Inhalte erfassen und verwalten.

Digitale Profile können je nach Einstellung öffentlich oder über einen direkten Link abrufbar sein. Inhalte, die in einem öffentlichen Profil gespeichert werden, können von Personen eingesehen werden, denen der Profil-Link, QR-Code oder die NFC-Karte zugänglich gemacht wird.

Die Kundschaft ist verantwortlich dafür, dass hochgeladene oder veröffentlichte Inhalte rechtmässig sind und keine Rechte Dritter verletzen.

9NFC-Karten, QR-Codes und Profilverknüpfung

Zur Nutzung der NFC-Karten und QR-Codes bearbeiten wir technische Daten, die für Aktivierung, Zuordnung, Weiterleitung und Verwaltung erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Karten-IDs, Aktivierungsstatus, Verknüpfung mit Benutzerkonto oder Profil sowie Weiterleitungsdaten.

Die eigentlichen Profildaten werden grundsätzlich in der Plattform verwaltet. Auf der NFC-Karte oder im QR-Code befindet sich in der Regel eine technische Verknüpfung oder URL, welche auf das entsprechende digitale Profil verweist.

10Abonnemente und digitale Leistungen

Falls digitale Leistungen oder Zusatzfunktionen im Abonnement angeboten werden, bearbeiten wir die für Verwaltung, Abrechnung, Verlängerung, Kündigung und Bereitstellung erforderlichen Daten.

Dazu gehören insbesondere Vertragsdaten, Laufzeit, gewählter Plan, Zahlungsstatus, Rechnungen sowie technische Nutzungs- und Aktivierungsdaten.

11Kommunikation, Support und Marketing

Wenn Sie uns kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dazu gehören Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht, Anhänge und Kommunikationsverlauf.

Newsletter oder Marketingmitteilungen versenden wir nur, soweit dies zulässig ist oder eine Einwilligung vorliegt. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Abmeldelink oder durch Mitteilung an uns möglich.

12Cookies und Analyse

Wir können Cookies und ähnliche Technologien einsetzen, um unsere Website bereitzustellen, Funktionen zu ermöglichen, die Nutzung zu analysieren und unser Angebot zu verbessern.

Technisch notwendige Cookies werden für den Betrieb der Website benötigt. Für Analyse- oder Marketing-Cookies holen wir soweit erforderlich eine Einwilligung ein.

Falls Analyse- oder Marketingtools wie Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag oder vergleichbare Dienste eingesetzt werden, werden diese in der finalen Fassung dieser Datenschutzerklärung konkret aufgeführt.

13Weitergabe von Personendaten

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Leistungen, die Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen oder mit Einwilligung der betroffenen Person erforderlich ist.

Eine Weitergabe kann insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern erfolgen:

• Hosting- und IT-Dienstleister für Betrieb, Wartung, Sicherheit und Support
• Zahlungsdienstleister zur Zahlungsabwicklung
• Versand- und Logistikpartner zur Lieferung physischer Produkte
• Druck- oder Produktionspartner zur Herstellung personalisierter Karten
• E-Mail-, Newsletter-, CRM- oder Support-Dienstleister für Kommunikation und Kundenbetreuung
• Analyse- und Marketingdienstleister, sofern solche eingesetzt werden
• Berater, Treuhänder, Rechtsvertreter, Behörden oder Gerichte, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist
• Firmenkunden oder Administratoren, falls ein Unternehmens- oder Teamkonto besteht und die Verwaltung von Mitarbeitendenprofilen vereinbart wurde

13.1 Keine Weitergabe zu fremden Werbezwecken

Wir verkaufen Personendaten nicht und geben sie nicht ohne Grundlage zu fremden Werbezwecken an Dritte weiter.

14Datenübermittlung ins Ausland

Wir legen den Fokus vorerst auf Kundinnen und Kunden in der Schweiz. Trotzdem kann es sein, dass einzelne Dienstleister Personendaten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, insbesondere wenn internationale Cloud-, Zahlungs-, Newsletter-, Analyse- oder IT-Dienste eingesetzt werden.

Bei Übermittlungen in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau stellen wir soweit erforderlich geeignete Garantien sicher, insbesondere durch vertragliche Schutzmechanismen oder andere gesetzlich vorgesehene Massnahmen.

In der finalen Fassung werden die tatsächlich eingesetzten Dienstleister und allfällige Auslandübermittlungen konkret geprüft und dokumentiert.

15Datenaufbewahrung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder berechtigte Interessen an der Aufbewahrung bestehen.

Die nachfolgende Übersicht dient als interne und externe Orientierung. Konkrete Fristen können je nach Einzelfall, gesetzlicher Pflicht oder technischer Umsetzung abweichen.

16Datenlöschung, Deaktivierung und Anonymisierung

Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die jeweiligen Bearbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.

Eine Löschung kann insbesondere erfolgen, wenn:

• ein Benutzerkonto gelöscht wird
• ein digitales Profil deaktiviert oder gelöscht wird
• eine NFC-Karte deaktiviert oder ersetzt wird
• ein Abonnement beendet wird und keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist
• eine betroffene Person ein berechtigtes Löschbegehren stellt
• Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden

16.1 Einschränkungen der Löschung

Eine sofortige vollständige Löschung ist nicht immer möglich. Daten können weiter aufbewahrt werden, wenn dies erforderlich ist für gesetzliche Pflichten, Rechnungslegung, Nachweiszwecke, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention oder technische Backups.

Soweit möglich, werden nicht mehr benötigte Daten anonymisiert oder in der Verarbeitung eingeschränkt.

17Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu können je nach System insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, Protokollierung, Backups, sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmässige Sicherheitsprüfungen gehören.

18Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht, Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten zu verlangen. Je nach Situation können sie zudem Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Herausgabe bestimmter Daten oder Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen verlangen.

Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung dieser Rechte können betroffene Personen uns über die oben genannten Kontaktdaten kontaktieren. Wir können eine Identitätsprüfung verlangen, wenn dies für die Bearbeitung des Gesuchs erforderlich ist.

19Profilaufrufe, Statistiken und mögliche Lead-Funktionen

Falls DataDrop Funktionen wie Profilstatistiken, NFC-/QR-Scan-Auswertungen, Kontaktformulare, Lead-Capture oder Terminbuchungslinks anbietet, können zusätzliche Nutzungs- und Kommunikationsdaten verarbeitet werden.

Solche Funktionen werden in der finalen Datenschutzerklärung konkret beschrieben, sobald deren genaue technische Umsetzung feststeht.

20Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern, neue Funktionen einführen, neue Dienstleister einsetzen oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.